De meest gestelde vraag tijdens de totstandkoming van dit onderzoek was ongetwijfeld: 'Waarom zouden we mee moeten doen? Wat levert dat nou op, zo'n benchmark?'
Welnu, ontzettend veel! Daarom de antwoorden op deze vraag op een rijtje...
Wat is een benchmark?
Robert Camp, die deze methodiek in 1989 als één van de eersten beschreef, definieerde het als volgt:
Benchmarking
is systematisch onderzoek naar de
prestaties en de onderliggende processen en methoden van een of meer referentie-organisaties
op een bepaald gebied, en de
vergelijking van de eigen prestaties en werkmethoden met deze best
practice,
met het doel om de eigen prestaties
te plaatsen en te verbeteren.
Benchmarken kan op ontzettend veel deelterreinen waarop organisaties actief zijn. Het is dan ook ondoenlijk om alle gebruikstoepassingen te beschrijven.
Er zijn wel drie belangrijke uitgangspunten die bij benchmarking vooraf in ogenschouw genomen moeten worden:
- De kosten van het verkrijgen van een benchmark mogen de verwachte lange termijn opbrengsten niet overschrijden.
- Het onderwerp van je benchmark moet onderdeel zijn\worden van je 'core-business'. Nu, maar vooral ook in de toekomst, zelfs als je er nu nog helemaal niets aan doet of gedaan hebt.
- Onafhankelijkheid van de onderzoeker verbetert de kwaliteit substantieel. Het beroemdste voorbeeld daarvan is de auto-industrie, waar productbenchmarks aanvankelijk door de producenten zelf gedaan werden, maar de grote winst voor de sector pas geboekt werd toen het onderzoek door onafhankelijke instanties gedaan werd.
Het rendement
In het algemeen kan wel gesteld worden dat benchmarking populair
is en nog altijd populairder wordt. Daarvoor zijn heel veel verklaringen, maar
in het kader van dit specifieke onderzoek heb ik 14 redenen op een rijtje
gezet.
- Onzekerheden wegnemen
- Wat is 'normaal'? Zeker van directies en bestuurders kan en mag niet altijd verwacht worden dat ze diepgaande kennis hebben van online fondsenwerving. Hoe gaan ze dan beoordelen wat 'goed' is en waar veranderingen/verbeteringen moeten plaatsvinden?
- Duiden van externe signalen
- Er wordt, zeker ook online, nog al wat geroepen over marktontwikkelingen en technische ontwikkelingen. Wat is nu waar? En waarvan is nog nergens aangetoond dat het echt werkt? Is dit 'the next shiny object'? Of is dit wel echt belangrijk?
- Eigen ontwikkeling door de tijd duiden
- Ook al heb je een achterstand, op enig moment gaat een periodiek herhaalde benchmark inzicht geven of je achterstand groter wordt of dat je juist inloopt.
- Investeringskeuzes maken
- Je kan je geld maar één keer uitgeven. Waarin zou de organisatie juist moeten investeren en van welke deelterreinen moet er juist besloten worden dat er misschien wat minder focus op gelegd gaat worden? En wat zijn de consequenties van die besluiten? Wat voor terugverdientijd kan ik verwachten?
- Kennisachterstand identificeren
- Bezit de organisatie wel voldoende kennis op de diverse deelterreinen, of moet er een extra inspanning gedaan worden om het kennisniveau te verhogen?
- Best practices identificeren
- Wie doen het nu eigenlijk echt goed? Zijn dat wel de organisaties waar we nu naar kijken of zien we iets vreselijk over het hoofd?
- Leren van andermans fouten
- Als je iets nog nooit gedaan hebt, maar wel overweegt te gaan doen, kan je leren van fouten van anderen en die alvast voorkomen. Weten wat niet werkt is ook waardevolle kennis.
- Nieuwe ontwikkelingen signaleren
- Zijn er nieuwe, succesvolle ontwikkelingen in de branche waar wij ook op in zouden moeten spelen?
- Planningen cijfermatig onderbouwen
- Het rekent een stuk makkelijk voor een begroting of meerjarenplan als je weet wat 'normaal' is in de branche of jouw sector. Geen aannames meer, maar harde cijfers!
- Make/buy besluitvorming onderbouwen
- Moet je een activiteit zelf uitvoeren? Of is het veel efficiënter een leverancier in te schakelen? Wat betekent dat voor de aansluiting op andere processen? Het verband tussen diverse activiteiten?
- Leveranciers evalueren
- Als je activiteiten uitbesteed hebt, doe je dat dan wel bij de juiste leveranciers? Is je leverancier op ieder (deel)terrein goed? Of focus je juist op de verkeerde zaken?
- Technische verbeterpunten identificeren
- Maak je gebruik van de goede tools, de goede techniek? Of is er veel efficiency te bewerkstelligen door nog eens goed naar de techniek te kijken?
- Procesmatige verbeterpunten identificeren
- Worden de juiste zaken gedaan op het juiste moment? Besteden we aan sommige zaken teveel of juist te weinig aandacht? En doen we ze wel op de juiste plek? Wat werkt eigenlijk wel en niet?
- Capaciteitsvraagstukken beantwoorden
- Hoeveel tijd hebben we beschikbaar voor de de diverse activiteiten? Is dat genoeg, te veel of juist te weinig? Zijn het ook de goede mensen die het doen, of kunnen we het werk ook anders inrichten? En werkt dat dan bij anderen?
Het zijn ieder voor zich 14 goede redenen om deel te nemen. Maar daarmee zijn
nog lang niet alle voordelen benoemd.
Want deelnemen aan een dergelijk onderzoek heeft nog meer
voordelen:
- Het geeft inzicht in de wijze waarop je interne informatie ontsloten en beschikbaar is. Weet je het eigenlijk wel? Heb je er toegang toe? Rapporteer je die cijfers ook?
- Maak je je eigen cijfers wel op een doordachte, gestandaardiseerde en uniforme wijze? Of zijn cijfers in de organisatie 'maatwerk', al dan niet bewust, waardoor ze er veel beter of slechter uitzien dan bij andere organisaties?
- Welke cijfers monitor je eigenlijk? Waarop baseer je je beslissingen? En waarom? Omdat het is waarover je beschikt? Of omdat het echte antwoorden geeft op relevante organisatorische vragen?
Kortom, de vraag is niet of je mee moet doen, maar waarom je
niet participeert?
Deelnemen kan nog tot eind februari! Over drie maanden weet
je dan waar je echt staat!
Heb je Fundraiser Online al bezocht op Facebook?
Op mijn Facebook pagina vind je nog veel meer interessante informatie voor fondsenwervers!
Volg Fundraiser Online ook op Twitter
Geen opmerkingen:
Een reactie posten