20 tips voor je volgende evenement

Fondsenwervende evenementen zijn populair. In navolging van de Angelsaksische successen heeft de rest van de wereld, en dus ook Nederland,  deze vorm van fondsenwerving ontdekt. 

Veel goede doelen worstelen echter nog al met de organisatie van evenementen. Ze snappen wel waarom het navolging verdient, maar dat wil nog niet zeggen dat de uitvoering ook goed is.

Een uitdaging waar veel goede doelen mee kampen is de organisatorische vertaling van evenementen naar een programmatisch proces. En dat uit zich vooral tijdens en direct na een evenement...

Veel fondsenwervers zullen het herkennen. Ze organiseren een evenement en hebben zich in de weken en dagen voorafgaand bijna letterlijk uit de naad gewerkt. Begon de opbouw aanvankelijk nog rustig, in de laatste maand was er enorm veel werk te verzetten.

Moe, maar voldaan, trots op het bereikte resultaat, wordt het evenement afgesloten. Tijd om te genieten!

Regeren is vooruitzien

Maar dan komt de volgende dag. Terug op kantoor en na de felicitaties van collega's bij de koffieautomaat ga je nadenken over de toekomst. Hoe kan het volgende keer nog beter?

Helaas, te laat!

Want dat nadenken over de toekomst had je veel eerder moeten doen. Regeren is immers vooruitzien!

Bij ieder evenement geldt: 'Volgende keer beter en daar moet je vroeg aan beginnen.' Dus niet na het evenement!

Start en finish
  
Ik verwijs er eigenlijk nooit naar, maar vooruit, iedere regel kent een uitzondering. Op bovenstaande foto zie je de beroemdste start én finishlijn ter wereld, die van het oude Olympia.

De oude Grieken wisten het al, iedere finish is tevens de start van een volgende race. En niemand verschijnt onvoorbereid aan de start, omdat je weet dat het dan geen succes zal worden. Daarom moet je voor de start je voorbereiding al op orde hebben.

Terugkerende deelnemers

Uit talloze onderzoeken blijkt dat verreweg de meeste opbrengsten van evenementen gerealiseerd worden door terugkerende deelnemers. Dus moet je er in de eerste plaats zorgen dat je je huidige deelnemers vasthoudt om je toekomstig succes te verzekeren.

Daarbij zijn de volgende tips van groot belang:
  • Bedanken
    • Bedanken begint bij de start! Dank de deelnemers voor hun komst. Focus op de echte reden voor hun aanwezigheid en het saamhorigheidsgevoel.
    • Bedank hen opnieuw bij de finish. Feliciteer hen, liefst allemaal persoonlijk, met de geleverde prestatie. 
    • Verzorg een aandenken. Liefst iets waar ze door het jaar heen regelmatig mee geconfronteerd worden.
    • Zorg dat je een e-mail klaar hebt staan met een dankjewel die ze de volgende dag (of liever nog dezelfde avond) al in hun mail hebben.
    • Zet sociale media in om de deelnemers te bedanken. Niets zo leuk als thuiskomen en foto's van het evenement al op je Facebook pagina hebben staan.
    • Geef hen materiaal om te delen. Neem bijvoorbeeld een foto van iedereen bij de finish en zet die klaar op een aparte website, zodat ze het snel kunnen vinden en delen met hun sponsors.
  • Resultaten publiceren
    • Natuurlijk wil iedereen weten wat het resultaat was. Dat geldt in de eerste plaats voor de deelnemers zelf. Zorg dat je hun resultaten, zowel persoonlijke resultaten als teamresultaten zo snel mogelijk communiceert.
    • Communiceer ook het totaal resultaat. Zowel aan de deelnemers als in de pers.
    • Betrek hier ook je sponsors bij. Zij hebben het evenement mede mogelijk gemaakt en het succes mag (en moet!) ook op hen afstralen. 
    • Betrek indien mogelijk ook je ambassadeurs of nog veel beter, de doelgroep van je organisatie bij het resultaat. Niet het geld zelf is namelijk het belangrijkste resultaat, maar wat er mee gedaan gaat worden en wie er de vruchten van plukt !
  • Onderzoek verbeteringen
    • Geen enkel evenement gaat perfect. Dat is niet erg, dan valt er wat te verbeteren. Maar je moet wel weten wat er beter kan. En op de dag van het evenement, of de dagen erna is het geheugen van de deelnemers het best. Onderzoek naar aandachtspunten/ verbeteringen doe je dus zo snel mogelijk na het evenement.
    • Door mensen na te laten denken over de vraag hoe het de volgende keer beter kan maak je hen ook mede verantwoordelijk voor de volgende keer. Ze denken dan meteen al na over een volgende participatie, terwijl ze nog het goede gevoel van het huidige evenement hebben. 
    • Betrek bij dat onderzoek ook je sponsoren. Ook hen kan je nu meteen alweer betrekken bij het volgende evenement.
  • Hou deelnemers en sponsors betrokken
    • Niets is zo demotiverend als de stilte na een evenement. Na een half jaar lang niets meer gehoord te hebben is het veel makkelijker om af te haken. Daarom moet je meteen na het evenement beginnen met het communiceren over het volgende evenement:
      • Wanneer (en eventueel waar) gaat het plaatsvinden?
      • Welke ambitieuze doelstellingen hebben we volgende keer?
    • Niets stimuleert zo sterk als de individuele verhalen van deelnemers. Wat motiveert hen, waarom doen ze mee? Tijdens je evenement verzamel je die verhalen voor de volgende keer. Gedurende het jaar heb je dan meer dan voldoende materiaal om te delen. 
    • Maak met deelnemers eventueel meteen afspraken voor een interview in de loop van het volgende jaar.
    • Organiseer 'kick-off bijeenkomsten'. Probeer de huidige deelnemers daar al bij te betrekken. Niet alleen door hen uit te nodigen, maar geef hen ook een podium. Bijvoorbeeld door succesvolle fondsenwervers hun persoonlijke 'tips en adviezen' te laten delen.
  • Stimuleer onderling contact
    • Veel deelnemers kennen elkaar voor een evenement nog niet en ontmoeten elkaar daar ter plekke voor het eerst. Maak het hen makkelijk om onderling contact te houden, zodat ze bijvoorbeeld samen kunnen trainen voor de volgende keer. Zorg dus dat er talloze mogelijkheden zijn om snel onderling contactgegevens uit te wisselen.
    • Bij grote evenementen kan het werken om zelf 'gezamenlijk trainingssessies' te organiseren. Het is een laagdrempelige manier om mensen elkaar te laten ontmoeten en elkaar te stimuleren. Die sessies spreek je af op het huidige evenement, zodat de bestaande deelnemers er al met elkaar kunnen afspreken. 
  • Inschrijving geopend
    • Indien mogelijk is het goed om de deelnemers op hun hoogtepunt meteen te laten besluiten volgende keer weer mee te doen. Dit kan je stimuleren door er een beloning aan te verbinden, iets extra's te doen voor de snelle beslissers.    
De les

Tijdens je evenement ben je dus al bezig met de voorbereiding van het volgende evenement. Het is niet iets waar je pas na het evenement over moet nadenken!

Reserveer daar dus tijd, mensen en budget voor en neem tijdig je beslissingen voor het volgende evenement. Idealiter heb je al een team rondlopen dat volledig gefocust is op... het volgende evenement!


Heb je Fundraiser Online al bezocht op Facebook?
Op mijn Facebook pagina vind je nog veel meer interessante informatie voor fondsenwervers!

Follow Me on Facebook

Volg Fundraiser Online ook op Twitter
Follow FundraiserOnl on Twitter

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen