Van chaos naar orde in 3 stappen

'Wat is het verschil in fondsenwerving tussen grote en kleine goede doelen?' werd me laatst gevraagd tijdens een workshop.

Het antwoord is vanzelfsprekend complex, maar er is in de praktijk één heel groot verschil aan te wijzen. En nee, dat is niet het verschil in budget! Want goh, wat wordt ik moe van al die medewerkers van kleine goede doelen die behept zijn met het 'Calimero-syndroom'.

Het daadwerkelijke verschil is meestal structuur.

Chaos

Kleine goede doelen hebben vaak last van één groot probleem. Fondsenwervers rennen van de ene interne hype naar de andere. Er komt 'een goede kans' voorbij, er is een bestuurslid met 'een interessant netwerk', de directeur kreeg 'een goede tip tijdens een presentatie bij de lokale Rotary', er moet nog een mailing uit waarvoor het drukwerk nog niet besteld is en staan de tweets van deze week al klaar....?

En dan hebben we het nog niet over de administratieve ellende: 'Wie ondertekent de bedankbrieven', 'er ligt nog een excelbestand met online donateurs om in te voeren', 'er moet een jaarplan komen' en...enfin, je begrijpt het wel.

Tegelijk is er de continue roep om resultaten te boeken (er is nooit genoeg!) en de angst om 'iets' te missen.

Het gevolg: 'Druk, druk, druk' en niemand is ooit echt tevreden.

Orde

Wanneer we kijken naar fondsenwervend succesvolle organisaties, ontdekken we al heel snel één groot verschil. De medewerkers weten er heel goed wie wat wanneer gaat doen, wie waar verantwoordelijk voor is en dus ook wat ze niet doen. Ze hebben daarbij veel meer activiteiten geautomatiseerd.

Wat men gedaan heeft is de fondsenwerving gestructureerd. Heel veel handelingen zijn omgezet naar een vast proces. Wekelijks worden bedankbrieven automatisch uitgedraaid en op het bureau gelegd van degene die moet ondertekenen. De volgende dag worden ze door iemand anders verstuurd. Iedere week opnieuw, zonder dat iemand er nog over nadenkt.

Op deze wijze kan je heel veel reguliere werkzaamheden vastleggen in procedures. Ook als je een kleine organisatie bent. En daar valt veel mee te winnen.

Maar hoe doe je dit nu?

In 3 stappen van chaos naar orde

Heb jij ook de behoefte om de chaos te doorbreken?

In 3 stappen is het mogelijk en het kost vaak minder tijd dan je denkt. Ik garandeer je dat het je heel veel tijd op gaat leveren. Zo doe je het:

I) Plan een dag(deel) in om je even terug te trekken en ongestoord te kunnen werken. Maak een lijst, hoe langer hoe beter, van alle activiteiten die regulier terugkomen in een jaar. Denk daarbij zo breed mogelijk. Beschrijf de activiteiten in stappen. Wat doe je eerst, wat daarna etc.

II) Markeer alle stappen (1) waar je mensen voor nodig hebt en (2) waar je over na moet denken of overleggen. Denk daarbij aan een vergaderingen, bijvoorbeeld besluiten over een onderwerp van een mailing, maar ook aan het uitdraaien van een adresselectie voor een actie of inkoop van de enveloppen voor een mailing.

Nu komt het cruciale element:

Bedenk hoe je zo efficiënt mogelijk 'de mensen' en 'het denken' uit een proces kunt schrappen. 

Kan je elementen automatiseren? Kan je zaken combineren? Denk bijvoorbeeld eens aan:

- In één keer al je drukwerk inkopen?
- Niet meer bij iedere nieuwsbrief een bijeenkomst beleggen en iedereen opnieuw na laten denken over onderwerpen, maar werken met een vast kader, vaste rubrieken, vaste omvang van artikelen en één persoon die verantwoordelijk is voor zijn artikel. Dan hoef je dit jaar nog maar één keer te briefen.
- Thema's of onderwerpen in meerdere uitingen gebruiken.
- Kan je rapportages automatisch in je mail krijgen?
- Kan je vaste activiteiten op een efficiëntere wijze uitvoeren? Je Facebook posts in één keer wegzetten voor een hele week, in plaats van iedere dag opnieuw.
- Is het mogelijk om in één keer alle adresselecties aan te vragen die je dit kwartaal/halfjaar/jaar nodig gaat hebben? Moet dat echt iedere keer opnieuw?

III) Wanneer je dit gedaan hebt, zet je alles in één kalender. Belangrijk is daarbij dat je deadlines markeert maar vooral  de signaalmomenten tussendoor. Denk daarbij aan zaken als: Ik moet op deze datum de conceptartikelen van de nieuwsbrief ontvangen hebben, dus moet er die dag een pop-up komen met de vraag of ik de artikelen ontvangen heb.

Doel

Procedures hebben een doel. Ze zijn bedoeld om efficiënter te werken. Door ze vast te leggen en continu aan te scherpen, ben je in staat om veel sneller je werk te doen en om overzicht te houden. Daarnaast kan je veel beter verantwoording afleggen over de activiteiten die je doet en laat doen.

Het bijkomende gevolg is ook dat je 'invliegers' (die zijn er namelijk altijd) beter kunt oppakken. Of je kunt ze toevoegen aan een bestaande procedure, of je kunt aantoonbaar maken dat het nu echt niet gaat, of je hebt er de tijd voor om er wel mee aan de slag te gaan.

Nog een voordeel van procedures is dat je lange termijn planning plotseling een stuk eenvoudiger wordt. De basis van je jaarplan of meerjarenplan heb je namelijk al liggen.

En tot slot nog een belangrijk voordeel van procedures. Ze bieden inzicht op een niveau dat je tevoren niet had. Plotseling wordt duidelijk dat er elementen zijn die nog veel efficiënter kunnen.

Een voorbeeld uit de praktijk

Voor een klant moest ik 12 keer per jaar vrijwel dezelfde adresselectie aanvragen. Dat koste iedere keer 90 euro en was iedere keer voor beide partijen enkele uren werk en een doorlooptijd van enkele dagen. Want de leverancier ging het pas inplannen als de aanvraag kwam. Je wil niet weten hoeveel e-mail er steeds weer heen en weer ging.

Het was zo'n reguliere activiteit en dus werd een procedure van gemaakt. Hoe kon dit beter? 

Wat bleek, met een simpele maatwerk-interface á 800 euro bleek het mogelijk om de selectie zelf te kunnen doen. Het bespaarde wat kosten én, veel belangrijker, een hele hoop werktijd en doorlooptijd!
Plotseling kon alles ook sneller, want niet alleen was de selectie er eerder, we waren ook in staat om veel vroeger drukwerk te bestellen. De kleine investering maakte ons veel flexibeler. En we waren in de gelegenheid om nieuwe activiteiten te doen. In dit geval was het kosteloos geworden om een aantal andere tellingen te maken voor analyses en waardoor we nog efficiënter konden mailen. De response ging met 15% omhoog!

De les

Wil je fondsenwervend succesvol zijn, dan zul je je werk moeten structureren. Chaos kost tijd en dus geld. Hoog tijd om een dagje te plannen!  



Like Fundraiser Online op Facebook!
Op mijn Facebook pagina vind je nog veel meer interessante informatie voor fondsenwervers!

Follow Me on Facebook

Volg Fundraiser Online ook op Twitter
Follow FundraiserOnl on Twitter

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen