Social Media Guidelines in non-profit, het vervolg op mijn oproep...

Vorige week stelde ik de vraag welk van de Nederlandse of  Vlaamse Goede Doelen er al Social Media Guidelines had en of ik die mocht ontvangen. Dat leidde tot nog al wat reacties. Reacties van een soort waar ik eigenlijk niet op gerekend had. Vandaar dat ik er veel eerder dan gepland op terug kom.


Geen enkele reactie op dit blog, geen enkele reactie op de vraagstelling bij het Vakblad Fondsenwerving op LinkedIn? Maar ondertussen wel het artikel dat verreweg het meest gelezen werd en heel veel 'informele' vragen opriep via telefoon, e-mail en tijdens bezoeken aan verschillende organisaties.

Belangrijkste conclusie: Op 1 (!) organisatie na, die ze mij wel verstrekt heeft maar onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat ik ze niet mocht verspreiden (?!) heeft geen van de vooralsnog 27 overige organisaties die gereageerd hebben of die ik er zelf op aangesproken heb, dit al opgepakt.

De reacties zijn samen te vatten in verschillende categorieën:

1) Het stond in ons beleidsplan maar we zijn er niet aan toegekomen, we hebben het wel opgenomen in ons beleidsplan van 2011.
2) Alleen de afdeling communicatie mag reageren.
3) De directeur heeft Google Alerts geïnstalleerd, dat is voor ons ruim voldoende.
4) Nog meer regeltjes? Dat wil het personeel niet. En vrijwilligers al helemaal niet!
5) Dat doen we wel als 'online' belangrijk voor ons wordt.
6) Iedereen mag reageren...nee, daar hebben we geen regels voor.

Van de ene verbazing viel ik in de andere.  Dus daarom nu maar wat uitleg.
  • 'Guidelines' zijn geen wetten, het zijn gedragsregels, bedoeld om richting te geven.
  • SMG zijn niet alleen bedoeld een antwoord te bieden op de vraag 'hoe te reageren', ze gaan ook over 'ageren', oftewel, wat is de speelruimte van een medewerker/vrijwilliger in het benoemen van handelingen/gedragingen van de eigen organisatie.
  • Een organisatie is van iedereen, niet alleen van een afdeling Communicatie of van een Directeur. In sociale media is het onmogelijk om alles via een afdeling Communicatie te leiden. Dat bedenken medewerkers niet eens. Ze handelen immers ook als privépersoon in Sociale Media.
Een aantal praktische voorbeelden:
  • Collega's  waarschuwen elkaar via Twitter voor de politiecontrole na de vrijdagmiddagborrel
  • Medewerkers maken op hun Hyves pagina opmerkingen over hun collega's.
  • Foto's van het personeelsfeest worden op een Hyvespagina gezet of filmpjes worden op You Tube gezet.
  • Medewerkers reageren op vervelende opmerkingen bij een krantenartikel.
  • Medewerkers bespreken vraagstukken die in de organisatie spelen in een LinkedIn groep.
  • Vrijwilligers klagen over beroepspersoneel, of doen zich voor als medewerker van een organisatie in reacties op klachten over de organisatie.
Dit gebeurd allemaal dagelijks. Soms kan het heel acceptabel en goed zijn, soms is het onaanvaardbaar of wordt de grens tussen 'reageren als privépersoon' of 'reageren als medewerker' niet zo goed begrepen.

SMG zijn niet zo moeilijk dat er uitgebreid over gediscussieerd moet worden. Op een rustige dag tussen Kerst en Oud&Nieuw zijn ze zo in elkaar gezet. Het kost echt maximaal een dag om een concept te maken dat ter akkoord  aan een directie voorgelegd kan worden. Ook de distributie is niet zo vreselijk lastig, vaak voldoet het al om het via e-mail te verspreiden of op een intranet te plaatsen.

Zo zet je ze in hoofdlijn op:
  1. Definieer Sociale Media en geef voorbeelden.
  2. Leg uit waarom Sociale Media belangrijk zijn voor de organisatie.
  3. Leg uit waarom je als organisatie deze Guidelines maakt.
  4. Leg de algemene gedragsregels van Sociale Media uit.
  5. Geef voorbeelden van wat dat concreet betekent. Wat doe je wel en wat niet.
  6. En tot slot: Spreek af binnen welke randvoorwaarden een medewerker/vrijwilliger zelf mag reageren op handelingen van derden en wanneer hij/zij wel moet 'opschalen'.
Volgende week zal ik op een aantal van deze punten nader ingaan.

Tot slot nog iets over het briljante argument 'dat doen we wel als online belangrijk voor ons wordt', dat ik in verschillende vormen driemaal hoorde. Als 'online' nu nog niet belangrijk voor uw organisatie is, doe dan het licht uit en sluit  a.u.b. de deur achter u...dan hebt u er of als persoon of, erger nog, als organisatie helemaal niets van begrepen!

Mochten er toch nog organisaties zijn die ze al hebben, dan wil ik ze nog steeds heel graag ontvangen.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen