Definitie van een donateur

Hoeveel donateurs heeft jouw organisatie eigenlijk? Hoe vaak heb ik die vraag niet gehoord en hoe vaak heb ik 'm niet zelf gesteld. We benchmarken graag dus willen we als fondsenwerver wel graag een indruk hebben van de omvang van de andere organisatie. Zijn ze groot? Of juist helemaal niet? Het antwoord op deze vraag geeft vaak een goede indruk van de impact die een organisatie daadwerkelijk heeft. Denken we. Maar klopt het antwoord eigenlijk wel?

Het lijkt zo'n eenvoudige vraag, maar met deze vraag trek je vaak een beerput open. Want veel organisaties kunnen het 'm eigenlijk niet zuiver beantwoorden. Waarom eigenlijk niet? Heb je ooit wel eens een breed gedragen, eenduidige definitie van 'donateur' gehoord?

Het lijkt toch niet zo moeilijk, een eenduidige, door iedere organisatie gebruikte, definitie van 'donateur' hanteren. Maar voor fondsenwervers, en in hun kielzog directies en besturen, is het helemaal niet eenduidig. Want de definitie bepaalt ook het resultaat van de telling en dus het aantal te rapporteren donateurs. Voor fondsenwervers is het vaak lastig 'omdat we het eigenlijk niet precies weten'. Maar er spelen wel meer belangen. Want intern neemt niemand graag de verantwoordelijkheid voor een tegenvallend resultaat. Dan toch maar wat aan de selectiecriteria doen?

'We weten het niet exact' komt veel vaker voor dan je denkt. Veel organisaties hebben geen permanent, sluitend overzicht van het aantal donateurs. Omdat er een aantal gerapporteerd dient te worden, bijvoorbeeld voor de website of het jaarverslag, wordt er incidenteel een telling gemaakt in de database. Als die er al is, of als het daar al in kan! Want bij kleinere organisaties is dat zeker niet altijd het geval.

Minstens net zo vaak kom ik tegen dat er binnen de organisatie veel meer dan één bron is, waarbij er onderling tussen de verschillende databases geen ontdubbeling plaats vindt of kan vinden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de reguliere CRM database en de het bestand met online donateurs. Omdat er geen aansluiting gevonden kan worden tussen de personen (anonieme donaties, geen overeenkomstige data, bijvoorbeeld alleen een e-mail adres etc.) of omdat men de moeite überhaupt niet neemt. Dan het resultaat van twee (of meer) gescheiden tellingen maar gewoon optellen. Maar daar gaat het niet alleen mis. Zo hebben financiële medewerkers de neiging om onder tijdsdruk wel donaties te boeken, maar niet geïnteresseerd te zijn in de persoon of personen achter de donaties. Online donaties komen zo nog al eens als verzamelpost in de boekhouding, en daarmee vervolgens ook in de database.

Ook zijn er definitie-problemen over wat een donatie is. Een paar voorbeelden:

• Giften van groepen die zelf ingezameld hebben en het totaal als één donatie overmaken, bijvoorbeeld een schoolklas.  Neem je die op als één donatie van één donateur (de docent) of vraag je om alle onderliggende gegevens van de groepsleden en hun donateurs, omdat je die allemaal in je CRM systeem wenst op te nemen? Zelfs als je zou willen, dat gaat vaak gewoon niet!
• Bovenstaand probleem kan zich ook voor doen bij Online Social Network Fundraising activiteiten. Heb je/ krijg je de gegevens wel van alle donateurs? 
• Een collecte levert een busopbrengst op, maar geen enkele collecte organisatie kan je natuurlijk vertellen hoeveel mensen, laat staan wie, er feitelijk gedoneerd hebben.
• Wat doe je met de zogenaamde 'Gift in Kind', de materiële gift? Moet je die gaan waarderen?
• Is de contributie van een lid ook een donatie? Je zou zeggen van niet, want er vindt strikt juridisch een uitwisseling van rechten en plichten plaats en er is dus geen sprake van een schenking 'om niet'. Maar niet iedere vereniging gaat hier even zuiver mee om.  

Zo zijn er talloze praktische dilemma's. Maar zelfs zonder dit soort vraagstukken maken organisaties er een potje van. Zo zijn er organisaties die je alleen een donateur vinden als je een structurele relatie bent, hetgeen betekent dat ze een periodieke automatische incasso afspraak met je hebben. Anderen hanteren de definitie dat het om een donatie van een natuurlijk persoon moet gaan. Bedrijven, fondsen, overheden, kloosterordes e.d. worden niet meegeteld. Weer anderen stellen een minimale omvang van de gift (bijvoorbeeld € 1,-) als ondergrens bij de selectie.

Selecties zijn sowieso een bron van problemen. Een ander vraagstuk draait om hoe recent de laatste gift gedaan moet zijn. Een overzicht van de selectie varianten die ik in dit kader tegen ben gekomen:

• Een gift in het laatste kalenderjaar.
• Een gift in het laatste boekjaar.
• Een gift in de laatste 12, of 18, of 24, of 36 maanden. (Ja, echt waar de laatste 36 maanden, 3 jaar geleden dus!)
• Een gift naar aanleiding van een verzoek in bovenstaande periodes (ook al komt de gift maanden later)
• Een gift in één van bovenstaande periodes en nog actief (dus de relatie niet opgezegd of bijvoorbeeld als overleden aangemeld)
• Een gift in één van bovenstaande periodes en nog actief op de einddatum van de periode waarover de rapportage gaat.

Kortom, ook daaromtrent is absoluut geen eenvormigheid te bespeuren.

Dan heb je ook nog heel wat organisaties die, in navolging van wat in andere landen vaker 'usual business practice' is, een mededeling als 'ik wil geen post meer ontvangen' negeren en pas accepteren als het twee of zelfs driemaal herhaald is. Dit is iets dat wij ons in Nederland niet echt voor kunnen stellen, maar wat in een aantal andere landen (V.S., Frankrijk) vrij gebruikelijk is/was. Indien de database niet beheert wordt in Nederland of indien de medewerker die rapporteert voor meerdere landen werkt, komen dit soort 'selectiefoutjes' echt wel vaak voor. Vaak weet de organisatie in Nederland het dan niet eens.

Ook speelt bij deze tellingen natuurlijk het omvangrijke probleem van datakwaliteit. Veel goede doelen doen daar te weinig aan, door gebrek aan kennis of doordat men slecht kan rekenen. Overlijden, verhuizingen, separate donaties van twee echtgenoten vanaf dezelfde bankrekening (zijn dit één of twee donateurs?) Er zijn nog steeds heel wat organisaties die slechte, of zelfs geen, ontdubbeling toepassen bij invoer of als reguliere controle. Zodat één persoon ten onrechte meerdere keren voorkomt in de database.

Een deel van bovenstaande problemen (en er zijn er nog wel wat meer) is oplosbaar, een deel is echter nooit op te lossen. Zodat de vraag naar het aantal donateurs dat een organisatie steunt altijd een grove benadering zal opleveren. Maar waarbij we als branche zelfs niet moeten suggereren dat het exacte aantallen zijn.  

Kortom, de kern van dit betoog is dat er zijn maar weinig goede doelen die een sluitend beeld van de omvang van hun achterban kunnen rapporteren. Omdat fondsenwerving in hoog tempo verandert en het aangaan van een daadwerkelijke, inhoudelijke relatie met de donateur steeds belangrijker wordt, is dat eigenlijk een vreselijke constatering. Want al die organisaties hebben evident geen echte relatie met hun donateur, ze kennen de donateur alleen als een nummer met transactie in hun een database. Als ze zover al zijn.Het is maar wat je een donateur, of nog erger, 'maatschappelijk draagvlak' noemt!

Ik wens al die organisaties de komende jaren veel succes, ze hebben nog een lange weg te gaan!

Volg je Fundraiser Online al op Twitter? @FundraiserOnl 

Blijf op de hoogte van  elke nieuwe publicatie.