Begroting 2012 : 14 tips voor de opstart

Voor de meeste fondsenwervers is 2012 heel dichtbij. Want in de komende maanden moet de begroting voor 2012 gemaakt worden. Brainstormen, plannen maken, acties uitwerken, offertes opvragen, keuzes maken, aannames doen, het komt er allemaal weer aan. Begroten vinden veel fondsenwervers nog steeds heel lastig. Omdat je met zoveel onzekerheden te maken krijgt.

Begroten doe je stapsgewijs. Om te beginnen 14 tips voor de opstart. De komende weken gaan er nog meer volgen. Doe er je voordeel mee...
  1. Begin op tijd!
    • Een veel gemaakte fout is te laat beginnen. Want goed plannen en budgetteren kost tijd. Zorg daarom dat je ruim tevoren begint, en dat je al snel een voorlopig plaatje compleet hebt. Want dan begint het pas!
  2. Begroten is teamwork;
    • Betrek zoveel mogelijk mensen bij het tot stand brengen van je begroting. Laat mensen meedenken, laat ze aanvullen en deel de keuzes die je maakt. Zodat alle betrokken ook begrijpen waarom keuzes gemaakt worden en alle beschikbare kennis ontsloten wordt. 
  3. Het gaat niet om geld!
    • Een begroting is de financiële weerslag van een jaarplan, een som van activiteiten. Begin dus niet bij het geld, maar bij het plan. Rekenen komt later wel.
  4. Hoe niet te beginnen;
    • De begroting en het activiteitenplan van 2011 is niet het beste uitgangspunt! Want dan ga je vanzelf alleen maar schaven aan wat je je dit jaar voorgenomen hebt. Alsof er in de afgelopen twaalf maanden niets verandert is en er de komende tijd ook niets zal veranderen. En ook al omdat je pas halverwege het jaar bent en dus de resultaten van 2011 nog niet eens kent. Dus ook niet weet of de plannen en begroting van 2011 ook gerealiseerd gaan worden. Gebruik de begroting van vorig jaar in een latere fase als benchmark en controle, dat is veel zinvoller.
  5. Ga van groot naar klein;
    • Bekijk eerst je Meer Jaren Plan. Is alles wat je je voorgenomen hebt ook daadwerkelijk zo gebeurd? Voldoet het MJP nog? Inventariseer wat er anders is uitgepakt. Moet je volgend jaar ergens een inhaalslag maken? Loop je voor op planning? Hoe moet 2012 passen in het grotere geheel? 
  6. Lessons learned;
    • Inventariseer breed wat de resultaten zijn van wat je dit jaar geleerd hebt. Wat ging er goed, wat ging er niet goed, wat verandert er in de markt, wat willen je donateurs, wat is er in de organisatie veranderd?
  7.  Begroten is keuzes maken;
    • Wat doen we nog wel, wat doen we niet meer, wat gaan we nieuw doen en wat willen we wel maar kan nu nog niet? Dat zijn de echte vragen. Die moet je eerst beantwoorden. Dus: eerst de keuzes maken, dan de getallen invullen. Het voorkomt veel werk, en het creëert het verband tussen de onderscheidende activiteiten.
  8. Sommige veranderingen zijn standaard;
    • Iedereen weet het en toch wordt het vaak onderschat. Sommige veranderingen komen ieder jaar terug, zoals:
      • Algemene inflatie
      • Hogere inkoopkosten
      • Lagere response dan het jaar tevoren (stilstand is echt achteruitgang)
      • Natuurlijk verval op bestaande relaties (overlijden e.d.) 
  9. Werk van bestaand naar nieuw;
    • Begin bij wat je hebt. Je bestaande relaties. De onzekerheid is daarbij het laagst, veel data heb je al. Wat voor opbrengst kan je hieruit verwachten? Wat is het verval? Pas als je weet wat de ontwikkeling van de opbrengsten uit bestaande relaties is ga je naar meer onzekere factoren kijken.
    • Je eerste winst zijn de middelen die je investeert om verval te beperken. Want wat niet vervalt hoef je niet te vervangen. Plan deze activiteiten eerst.  
  10. Vervangingskosten;
    • Bereken wat de kosten zijn om vervallen opbrengsten te vervangen. Welk deel van je totale kosten moet je investeren om 'lost ground' goed te maken? En hoe ga je dat doen?
    • Wees hierin realistisch. Te vaak worden deze kosten onderschat. Wervingskosten zijn hoog en lopen bij ongewijzigd beleid ieder jaar op. Bedenk nogmaals dat een extra investering om verval te beperken vaak een hogere R.O.I heeft dan nieuwe relaties werven.
  11. Cruciaal: Het cut-off point;
    • Indien je vervangingskosten te hoog worden, moet je je afvragen of die middelen niet alternatief aanwendbaar zijn met een hoger rendement. Bereken het moment waarop dit omslagpunt plaatsvindt en je dus voor een strategische wijziging moet kiezen, met nieuwe activiteiten.
  12. Nieuwe activiteiten;
    • Nieuwe activiteiten zijn onzeker. Plan dus realistisch. Begroot geen fantastische opbrengsten, en houd rekening met hogere kosten.
    • Nieuwe activiteiten kosten geld. 'Klein beginnen' werkt bijna nooit! Wees dus niet zuinig, maar beperk eerder het aantal nieuwe activiteiten en laat je niet ontmoedigen door initiële tegenvallers. De meeste nieuwe activiteiten falen omdat ze te beperkt begroot zijn en er dus niet de ruimte is om het goed te doen.
    • Focus bij nieuwe activiteiten op de lange termijn ROI, niet op de korte termijn! 
    • Niet alles lukt: Houd er rekening mee dat er ook grote tegenvallers kunnen zijn bij nieuwe activiteiten. Meerdere nieuwe activiteiten? Gegarandeerd dat er één of meerdere niet gaan slagen! Reken jezelf niet rijk, het brengt je later in de problemen.
    • Blijf ontwikkelen;
      • Marktonderzoek is cruciaal. Om te weten wat je niet moet doen, om te weten waar je je op moeten focussen. Onderzoek kost geld en heeft geen korte termijn rendement. Hoe onzekerder de tijden, hoe meer geld je hierin moet investeren. Dit is geen 'kostenpost', die bij tegenvallende opbrengsten geschrapt moet worden, maar een 'noodzakelijke investering'.
      • Voor testen geldt eigenlijk precies hetzelfde. Een test vindt binnen een activiteit plaats en heeft wel een opbrengst, maar die kan tegenvallen. Ook dat is een investering en geen kostenpost!
      • Ook de kennisontwikkeling van medewerkers kost geld. Plan dit dus ook in.
    • Controle;
      • Als het voorlopige plaatje in beeld is, begint de tweede fase. Pak nu je begroting van vorig jaar en leg deze ernaast. Wat is er verandert? Is dit logisch en in lijn met de geplande ontwikkelingen? Kan je de veranderingen nog steeds verklaren?
      • Nu wordt het ook tijd om cijfers tot in detail te gaan bepalen. Daarover meer in een volgende post.


    Volg je FundraiserOnline al op Twitter? Snel doen!

    Follow FundraiserOnl on Twitter

    Geen opmerkingen:

    Een reactie plaatsen