Foutje, bedankt...

Fondsenwervers zijn supermensen! Zet er drie bij elkaar en de grootste successen komen voorbij. Over die ene donateur die plotseling een groot bedrag overmaakte, over die geweldige nalatenschap, die succesvolle mailing of die fantastische campagne die alle verwachtingen ruimschoots overtrof. 

Maar...zet er twee bij elkaar en er wordt ook nog wel eens gesproken over wat er mis ging. Want veel fondsenwervers zijn vooral bezig met de volgende actie of de nieuwe campagne en laten nog wel eens na om de afhandeling van 'standaardprocessen' te bewaken. Terwijl er in de hectiek van alledag nog wel eens wat mis gaat...

Jaren ervaring leert niet alleen hoe het moet, ook hoe het niet moet! In de loop van de jaren heb ik al van heel wat missers getuige moge zijn. Je vraagt je altijd weer af hoe het heeft kunnen gebeuren, maar toch....het gebeurde! Omdat voorkomen beter is dan genezen, bij deze een kort overzicht van wat in iedere organisatie wel eens mis zou kunnen gaan. En waar ik de afgelopen jaren in alle gevallen meer dan eens mee geconfronteerd ben! Waak ervoor en leer er van....

  1. Automatische incasso's 
    • Het lijkt zo voor de hand liggend, iedere maand een incasso-bestand verzenden. Toch heb ik in de loop der jaren al een aantal keer meegemaakt dat het vergeten was. Een nieuwe medewerker, een zieke...en niemand die controleerde. Totdat enkele weken later het banksaldo verdacht laag was. Bleek die incasso toch niet zo automatisch te zijn....
  2. Nalatenschappen
    • Ieder jaar komen er wel nalatenschappen of legaten binnen. Laten we er dus ook ieder jaar maar een bedrag opnemen in de begroting. Maar wel voorzichtig, je weet maar nooit. Toch jammer dat plots blijkt dat de opbrengst veel minder is, omdat er minder mensen overleden zijn of minder nalieten dan tevoren verwacht was. En je als fondsenwerver in december de opdracht krijgt om dat gat in de geplande opbrengsten te dichten. Omdat de geplande inkomsten al wel besteed zijn... 
  3. Notariële aktes
    • Jaarlijks moet het een keer gebeuren, de toezeggingen van de notariële aktes incasseren. Maar omdat het een incidentele gebeurtenis is wordt het regelmatig vergeten. Druk, druk , druk en even niet aan gedacht...
    • Aktes hebben, uitzonderingen daargelaten, een beperkte looptijd. Veel organisaties vergeten de verlopen aktes te verlengen, of zelfs een poging daartoe te doen. Pas als de inkomsten tegen blijken te vallen, realiseren ze zich dat er een jaar eerder iets is blijven liggen...namelijk het vragen om een verlenging! 
    • Er is een leuke actie gedaan, er zijn heel wat nieuwe volmachten binnengekomen en die moeten naar de notaris. Maar er waren natuurlijk ook weer incomplete volmachten. Die moeten nog even volledig gemaakt worden. Maar ja, nu geen tijd voor die telefoontjes, even in de la gelegd en...daar liggen ze twee jaar later nog!
  4. Verzilveren van toezeggingen
    • Leuk, een school heeft met alle leerlingen een actie gedaan en overhandigt een grote cheque aan de organisatie. Veel lachende gezichten, grote foto in het lokale sufferdje en als fondsenwerver ga je met een cheque van 1 bij 2 meter de trein in. Maar er moet nog wel even gecontroleerd worden of de toegezegde som ook daadwerkelijk overgemaakt wordt...
  5. Lidmaatschappen
    • Niet betalende leden kosten geld. Dus nadat de factuur voor het lidmaatschap verzonden is moet wel bewaakt worden wie er wel en niet betaalt. En moet er na een afgesproken periode van 6 tot 8 weken een herinnering verstuurd worden. Maar zorgde Financiën daar nu voor of was Fondsenwerving verantwoordelijk?
    • Je moet als fondsenwerver ook aan zoveel dingen denken...Mailing klaar, het is een goed concept geworden en nu nog even de acceptgiro's laten printen. Maar even niet opgelet toen de printer de bestanden voor de printcontrole opstuurde en dus over het hoofd gezien dat het actiekenmerk niet correspondeerde met het kenmerk in de database. Waardoor de giften niet op de actie geboekt worden, en we niet weten wie er nu wel en niet gerespondeerd heeft...op de jaarlijkse contributiemailing! 
    • En dan waren er nog een handvol organisaties die bij de printcontrole niet opgemerkt hadden dat naam en bankrekening nummer niet matchten...totdat enkele dagen later de telefoon roodgloeiend stond! 
    • Bij een lidmaatschap horen rechten en plichten. Als lid ontvang je natuurlijk de nieuwsbrief. Maar hoe kan het dan zijn dat een organisatie die 100.000 betalende leden heeft 4 keer per jaar naar 130.000 mensen een nieuwsbrief stuurt? Misschien omdat de niet-betalende leden niet uitgesloten worden in het verzend-bestand? 
  6. Bevestigen
    • Goede telemarketing actie gedaan. Veel nieuwe leden geworven. Alleen even vergeten om de verplichte schriftelijke bevestiging tijdig te verzenden aan al die nieuwe leden...Tsja, vakantietijd hè...
  7. Voorraad
    • Bij het verzendhuis waar we al jaren mee werken liggen nog 'wat restanten' drukwerk. Waar iedere maand een factuur voor verzonden wordt, die inmiddels opgelopen is tot duizenden euro's per maand, omdat die voorraad nu eenmaal wel op een pallet ligt. En niemand die bedenkt dat het misschien eens handig is om te bekijken of dat oude briefpapier misschien wel gewoon vernietigd kan worden.... 
  8.  Overzichtje
    • Ieder kwartaal kregen we een overzicht in de mail waarin staat wie er online gedoneerd hebben. Dat stuurden we dan altijd even door naar Financiën, zodat die de betalingen konden matchen en invoeren in de database, opdat wij weer konden bedanken...totdat die medewerker bij Financiën tussen neus en lippen door tijdens de lunch vraagt waarom hij al een jaar geen bestanden meer ontvangt, bij nader inzien sinds de vorige fondsenwerver vertrokken is... 
Standaardprocedures, ze zijn zo vanzelfsprekend dat iedereen er vanuit gaat dat het altijd goed gaat. Maar vertrouwen is goed, controle is beter! Het zal je immers maar overkomen...

Naschrift (2-11-2011): Toen de post met deze titel geschreven werd kon niet voorzien worden dat Rijk de Gooyer, de man die deze tekst in Nederland legendarisch maakte, twee dagen later op 85-jarige leeftijd zou overlijden. Nederland verliest in hem een groot acteur!


Volg je FundraiserOnline al op Twitter?

Follow FundraiserOnl on Twitter


Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen