8 ontbrekende besparingen

In een eerdere post schreef ik al over de prachtige overzichten die managers maken als ze aan het rekenen slaan. Indrukwekkende spreadsheets krijg je dan te zien. Zo ook als het om online fondsenwerving gaat. Tot in detail is opgenomen welke kosten en baten er te verwachten zijn en wat het bruto en netto rendement wordt van de investering, tot wat voor Return on Investment dat leidt en wat de terugverdientijd zal zijn.

Ik begrijp maar al te goed waarom die berekeningen gemaakt worden. Je hebt tenslotte houvast nodig en dat biedt zo'n kwantitatieve opzet op grond waarvan je later (ex-post) kan evalueren. Maar wat me altijd weer opvalt is dat er wel erg veel aannames gemaakt worden en dat op grond daarvan vooraf (ex-ante) al verregaande conclusies getrokken worden. Conclusies die de ROI sterk beïnvloeden...dat is dus de omgekeerde wereld!   

Hoe komt dat tot stand. Nou, dit overkwam me recent:

Bijna altijd ontbreken er nog al wat punten in zo'n overzicht. Dat zijn vooral indirecte opbrengsten door kostenreducties. Daarom een overzicht van bekende maar vaak ontbrekende besparingen, zodat ze in de toekomst wel meegenomen worden:

1. Kosten reducties in inkoopbeleid (crowdsourcing)

• Vooral door groepen in Sociale Media te creëren, ben je als organisatie in staat om zeer effectief kennis van betrokken buitenstaanders te ontsluiten en om mensen en diensten bij je organisatie te betrekken. Wel eens over nagedacht om in plaats van alleen bij de jou bekende partijen een offerte aan te vragen, eerst even een berichtje naar je donateurs of vrijwilligers te sturen met de vraag of zij nog een goede en goedkope leverancier kennen, of iemand waar je korting kan krijgen? Je staat er versteld van hoeveel je kan besparen en wat voor goede ideeën je terugkrijgt.  

2. Kosten besparen voor creativiteit (crowdsourcing)

• In plaats van dure campagnes te (laten) ontwikkelen, is het heel goed mogelijk om als charitatieve instelling goede ideeën te laten ontwikkelen door je omgeving. Nodig ze uit, vraag erom, stel randvoorwaarden. Er zijn veel creatievelingen die met zeer succesvolle oplossingen komen. Nieuwe ideeën, nieuwe kanalen, verfrissend media gebruik:  Durf om die ideeën te vragen, het spaart geld en maakt je sterker! 

3. Daling kosten ontsluiting interne informatie

• Doordat online activiteiten om een gestructureerde vorm van contentmanagement vragen, wordt de website niet alleen een grote bron van informatie voor externen, ook intern wordt informatie veel beter toegankelijk. Dat scheelt heel veel tijd in 'intern overleg',  het shoppen om informatie en updates bij verschillende afdelingen e.d. 
• Belangrijk hierbij is wel de plaats waar je de input functie weglegt. Te vaak zien we dat het niet geschiedt bij de bron, maar op afstand van de bron, bijvoorbeeld binnen een afdeling Communicatie in plaats van bij Programma-managers, waardoor het 'shoppen' dan alsnog plaats moet vinden.

4. Verval reductie

• Dit is verreweg de belangrijkste opbrengst in de beginfase. Je online aanwezigheid en het feit dat je de mogelijkheid biedt om online te communiceren drukt het verval in het donateursbestand aanzienlijk. Je bent namelijk veel sneller in staat te anticiperen op ontwikkelingen door vroegtijdig in dialoog te treden. Daardoor loop je minder ver achter de feiten aan, en staan mensen ook sneller open voor jouw argumenten.
• Bijkomend voordeel is dat je makkelijker in staat bent om een gesprek aan te knopen met een potentiële opzegger, waardoor je 'vervalfactoren' beter kan identificeren en daarop snel kan anticiperen.

5. Besparing op Lead Generation

• Mits goed opgepakt kan je een (deel van) je budget voor Lead Generation schrappen, omdat je zelf leads begint te genereren. Uiteindelijk kan je dit grotendeels in-house doen. Dat scheelt overigens ook nog in de kosten van het Traffic Management.

6. Daling kosten communicatie met vrijwilligers

• Juist in het communiceren met actieve betrokkenen rondom de organisatie gaan veel tijd en kosten verloren. Ook hier is een heleboel winst te halen. Denk daarbij aan het online distribueren van informatie, handboeken en richtlijnen en de mogelijkheden om online te coachen en te begeleiden etc

7. Daling kosten van onderzoek

• Internet is een onuitputtelijke bron van informatie. Veel onderzoek is er al, en je kan ook als organisatie vanuit jezelf veel meer onderzoek opzetten. Dat is online stukken goedkoper en levert snel inzicht. 

8. Daling kosten Leden/donateur-administratie

• De eerste succesvolle resultaten met efficiëntere vormen van online relatiebeheer zijn er inmiddels in de branche. Donateurs en vrijwilligers zelf hun adresgegevens laten bijwerken bijvoorbeeld. Dit scheelt heel veel arbeidstijd! 

Overigens is er nog een opbrengsten die vaak ontbreekt: Gebleken is dat online actieve organisaties ook in hun offline activiteiten betere resultaten halen. Deze cross-mediale versterking komt door het verbeterende, modernere imago van de organisatie. Maar wat lastig vooraf te berekenen valt, is hoeveel die groei is, omdat de percentages nogal verschillend zijn. Toch ben ik nog geen organisatie in Nederland tegen gekomen waar dat effect niet minimaal 10% van de opbrengst uit off-line activiteiten was.     

Een vergelijkbaar lijstje besprak ik laatst met een klant. Die kwam toen met een reactie hierop die ik niet had zien aankomen, maar waarvan ik bij nader inzien zeker weet dat het op meer plekken een rol speelt. Samengevat was die reactie: 'Veel van de door jou genoemde bezuinigingen zie ik wel, maar worden feitelijk gerealiseerd in de budgetten van collega's, dus daar heb ik niks aan. Het is niet zo dat zij volgend jaar dan minder budget krijgen en ik meer. En ik krijg ook geen geld uit hun budget om hun kosten besparing te realiseren. Dus betaal ik wel de investering maar ontvang niet de opbrengsten'

Zoals geschreven, ik herken het maar al te goed. Maar mag de wens om te budgetteren tot uitstel of stilstand leiden? Of wordt het vraagstuk dan op het verkeerde niveau in de organisatie behandeld? Ik denk dat laatste, maar de oorzaak hiervan is per organisatie nogal verschillend. Dat is een zijspoor en een punt voor later.

Neem deze besparingen desondanks wel op in je overzichten. Het zijn opbrengsten die het resultaat van de investering veel beter maken en die de investering rechtvaardigen. Het gaat om aanzienlijke sommen en het schept wel de ruimte om te investeren. Ruimte die je hard nodig zult hebben. En door het wel degelijk op te nemen in je begrotingen voorkom je ook dat je jezelf vooraf onnodige budgettaire beperkingen oplegt. 

Volg je Fundraiser Online al op Twitter? @FundraiserOnl 

Blijf op de hoogte van elke nieuwe publicatie.