Begroting 2012: Onkruid wieden

Vorige week kwam de aankomende begroting 2012 aan de orde in de post  Begroting 2012: 14 tips voor de opstart. Nadat de eerste fase voorbij is, wordt het tijd voor fase 2: 'onkruid wieden', in de memorabele termen van een helaas te vroeg overleden voormalig Novib collega. Daar had hij wel een specifieke mening over. Die ik nog altijd met hem deel...

Als alle wensen, verlangens en noodzakelijkheden op een rijtje staan wordt het zaak om met het fileermes langs de cijfers te gaan. Want het resultaat van fase 1 lijkt altijd hetzelfde te zijn. Een kostenstijging en een daling van de opbrengsten. Aangezien dat niet bij voorbaat voldoet, zijn er vijf lijnen waarlangs er keuzes gemaakt kunnen worden:

1. Hoe verhoudt het totaal van de activiteiten zich tot de beschikbare man/vrouw-kracht?
• Is het je wel eens opgevallen dat als mensen een begroting maken ze er nooit vanuit gaan dat ze ziek kunnen worden, dat er plotseling een gat op de afdeling valt omdat iemand naar een andere werkgever vertrekt en de functie moeilijk vervangbaar blijkt, of dat er plots iemand zanger blijkt en de  vervanging minder productief is dan gepland? Het gebeurt ieder jaar, maar niemand houd er tevoren rekening mee. Kijk eerlijk naar de som van de activiteiten en het daartoe benodigde tijdsbeslag  en vergelijk die eens met de maximaal beschikbare arbeidscapaciteit, ongeveer 70- 80% van het absolute maximum. Misschien toch maar een vernieuwende activiteit schrappen?
2. Waar zitten de risico's tussen kosten en omvang van de verwachte opbrengsten?
•  Als je activiteiten moet schrappen, doe dat dan met de meest risicovolle projecten. Daartoe is het wel van belang om aan ieder project een risicoprofiel te hangen.
• Prioriteren doe je ook in samenspraak met andere afdelingen. Sommige activiteiten kunnen niet belangrijk gevonden worden, maar van grote invloed zijn op het werk van andere afdelingen
• Bedenk dat bij grote risico's ook hoge rendementen horen.
3. Evalueer de inkoop. Kan het efficiënter?
• Bekijk je activiteiten eens niet individueel maar groepeer je inkoop eens. Ga je 8 mailingen doen? Is het dan niet goedkoper om je acceptgiro's en enveloppen alvast voor een heel jaar in te kopen, in plaats van in 8 tranches?
• bekijk je inkoopkosten ook eens in samenspraak met andere afdelingen. Kan je door te combineren kosten besparen? 
• Indien de kosten vooral inkoop van mankracht betekenen (teksten schrijven, dtp'en) is het dan niet verstandig om daarvoor iemand aan te nemen?
• Kan je inkoop combineren met collega's van andere organisaties?
4. Hoe voorzichtig zijn de opbrengsten begroot?
• Tsja, niets menselijks is ons vreemd. Dus als je medewerkers vraagt om de opbrengst van een activiteit te begroten gaan ze altijd aan de voorzichtige kant zitten. Zodat de kans op succes groter gemaakt wordt, want het resultaat overschrijdt dan eenvoudiger de verwachting. Op zich begrijpelijk, maar zo kan je jezelf wel letterlijk 'arm rekenen'.
• Kijk naar trends en bepaal of je aannames nog steeds realistisch zijn, ook  op basis van historische resultaten.
5. Begroot geen zaken met een hoog 'default gehalte'.
• Begrotingstekort? Dan plannen we toch wat hogere inkomsten uit legaten. 'Zolang de onderbouwing goed klinkt, kraait er geen haan naar' zei een collega ooit. Maar wat als de nalatenschappen sterk blijken af te nemen? Een huurmoordenaar kan je moeilijk aan het werk zetten, toch?

Onkruid weg? Nu nog wel even terugkoppelen naar alle betrokkenen, inclusief onderbouwing van het waarom, en vele offertes later kunnen we op naar fase 3!

Volg je FundraiserOnline op Twitter?