Fondswervende evenementen: Individueel of in teams?

De plannen voor 2014 zijn bij veel organisaties al uitgewerkt. Daarin spelen fondsenwervende evenementen in toenemende mate een rol.

Over de opzet van evenementen krijg ik vaak vragen. Een regelmatig terugkerende vraag is of het nu beter is om met teams te werken of met individuele participanten.

Het antwoord op die vraag is uitgebreid onderzocht...

Dilemma

Het is een dilemma dat met enige regelmaat terugkeert in discussie over de opzet van een nieuw evenement:

'Wat is beter voor de opbrengst van het evenement, 100 individuele deelnemers of 20 teams van 5 deelnemers?'

De meningen hierover lopen vaak sterk uiteen.

Maar de laatste jaren is er her en der wel enig onderzoek naar verricht, dus begint het inzicht wel toe te nemen. Dit is wat we nu weten.

Omvang van het vraagstuk

Om een goed beeld te krijgen dient bij de beantwoording met verschillende elementen rekening gehouden te worden:

1. Aard van het evenement;
2. Wervingskosten van een 'team' versus 'wervingskosten van individuele deelnemers';
3. Opbrengst van 'teamleden' versus 'opbrengst van individuele deelnemers';
4. Bijzondere dynamiek van een 'team';
5. Retentie van deelname bij herhaling van het evenement;

 De onderlinge samenhang van deze elementen bepaalt het antwoord op de vraag.

I. Aard van het evenement

Niet ieder evenement leent zich even goed voor 'teams', maar de meeste wel, zeker de sportieve. De teams hoeven daarbij niet noodzakelijk een gezamenlijke (sportieve) prestatie te realiseren om zich toch als één (fondsenwervend) team te presenteren. Maar een evenement dat om een teamprestatie draait, zoals bijvoorbeeld de Roparun, maakt teams wel veel hechter en bevordert het resultaat.

II. Wervingskosten

Het is in de praktijk veel makkelijker om 100 individuen te werven voor deelname aan een evenement, dan het werven van 20 teams. De wervingskosten voor teams zijn beduidend hoger ca. 20% per deelnemer.

De meest succesvolle weg, die veel kosten en inspanningen kan beperken kennen we ook: Werf 'teamcaptains' en laat hen hun eigen team werven.

Het is wat moeizamer en vergt vooral meer tijd, dus zal je eerder moeten beginnen met de voorbereiding van je evenement.

III. Opbrengsten

De gemiddelde opbrengst van een team, zo blijkt eigenlijk uit alle onderzoeken, zijn hoger dan de opbrengst van individuele participanten. Er lijkt dus wel degelijk een synergetisch effect.

Er is wel een belangrijke 'maar' verbonden aan die waarneming:

De gemiddelde opbrengst van 'gewone teamleden' is vergelijkbaar met individuele participanten, het is met name de 'teamcaptain' die gemiddeld beduidend hogere opbrengsten realiseert. Gemiddeld haalt die persoon 2 tot 5 maal meer op. Waardoor de teamcaptains bij evenementen ca. 12,5% van het deelnemers veld beslaan, maar goed zijn voor 30% van de inkomsten!

Daarvoor zijn verschillende verklaringen:

• De teamcaptain is een stimulerend, actiever persoon die het team voorgaat en 'het goede voorbeeld' geeft.
• De teamcaptain blijkt vaker een nauwere band met het doel te hebben dan de overige teamleden.
• Er ontstaat vertekening in de cijfers doordat 'donaties aan het team als geheel' veel vaker aan de teamcaptain gedaan worden.

Ik heb nog geen onderzoek kunnen vinden dat deze verklaringen uit elkaar haalt, de waarheid lijkt mij vooralsnog een combinatie van bovenste drie factoren te zijn.

IV. Teamdynamiek

In tegenstelling tot een individu, die zijn motivatie vooral zelf zal moeten verzorgen en waarbij die intrinsieke motivatie dus het belangrijkste is, heeft een team extra motiverende elementen, zoals peer-pressure, verantwoordelijkheidsgevoel voor het geheel, onderlinge afspraken, kennisuitwisseling etc. Juist op lastigere momenten kan dat een individueel lid over de streep trekken om nog net dat extra stapje te doen.

Er zijn ook keerzijden aan die medaille:

• Sommige teamleden 'verstoppen' zich in een team, waardoor ze het teamresultaat juist negatief beïnvloeden. Dit effect wordt groter naarmate de omvang van het team stijgt. In kleinere teams (3 tot 5 personen) komt dit minder voor.
• Teamleden hebben vaak een grotere loyaliteit aan het team dan aan de organisatie, waardoor er wat vaker conflicten tussen team en organisatie ontstaan, die vaak ook lastiger op te lossen zijn.

V. Retentie

Bij terugkerende evenementen blijkt dat teams veel betere retentiescores hebben. Dat komt primair omdat een team het evenement vooral als groep beleeft en rond het evenement ervaringen kan delen met mensen die hetzelfde meegemaakt hebben. Het 'fun' element in teams is dus groter, waardoor de drempel om opnieuw deel te nemen lager is.

Dit is een extra belangrijk gegeven wanneer we ons realiseren dat de gemiddelde fondsenwervende opbrengst van deelnemers die terugkeren na eerdere deelname altijd beduidend hoger is. Ook voor deelnemers geldt namelijk: 'Fondsenwerving moet je leren!'

Conclusie

In het algemeen geldt dat 'teams' financieel een veel beter resultaat op de langere termijn opleveren. Daarbij dient wel in de gaten gehouden te worden dat de omvang van de teams beperkt is en dat werving van teams veel meer tijd vergt.

Voor de organisatie is het vooral van belang de teamcaptains te ondersteunen. Zij maken het grootste verschil!

Like Fundraiser Online op Facebook!

Op mijn Facebook pagina vind je nog veel meer interessante informatie voor fondsenwervers!

Volg Fundraiser Online ook op Twitter