Social Media Guidelines, zo maak je ze (2)

Vandaag is het tijd voor de volgende punten van het lijstje. Nu aandacht voor de vraag waarom je als organisatie deze guidelines maakt en wat de algemene gedragsregels voor sociale media zijn.

Het totale lijstje van de vorige posts zag er als volgt uit, vandaag aandacht voor de punten 3 & 4:

1. Definieer Sociale Media en geef voorbeelden.
2. Leg uit waarom Sociale Media belangrijk zijn voor de organisatie.
3. Leg uit waarom je als organisatie deze Guidelines maakt.
4. Leg de algemene gedragsregels van Sociale Media uit.
5. Geef voorbeelden van wat dat concreet betekent. Wat doe je wel en wat niet.
6. En tot slot: Spreek af binnen welke randvoorwaarden een medewerker/vrijwilliger zelf mag reageren op handelingen van derden en wanneer hij/zij wel moet 'opschalen'.

De eerder blogpost over dit onderwerp vind je trouwens hier:

Social Media Guidelines in non-profit
Social Media Guidelines in non profit, het vervolg...
Social Media Guidelines, zo maak je ze (1)


3. Leg uit waarom je als organisatie deze guidelines maakt

Dit is misschien wel het meest belangrijke onderdeel van de 'guidelines'. Dit is namelijk de plek waar je je doelgroep uitlegt waarom je het als organisatie noodzakelijk vindt om richtlijnen voor gebruik aan je hen mee te geven. Daarbij zijn dit de zaken die je uit moet leggen:

• Natuurlijk zijn sociale media primair bedoeld als 'privé-domein'. Daar heb je je dus als werkgever niet mee te bemoeien. Maar de handelingen in privé tijd  kunnen wel degelijk hun weerslag hebben op de organisatie. Feitelijk zorgen social media ervoor dat privé en werk geen gescheiden domeinen meer zijn. Als werkgever kan je niet voorschrijven hoe de medewerker zich dient te gedragen, dus je kan geen regels maken. Je kan wel waarschuwen en uitleggen, de veelal informele spelregels van online communicatie toelichten. Daarom heten het ook 'Guidelines'.
• Daarnaast kun en moet je als organisatie wel aan alle betrokkenen duidelijk maken wat je van hen verwacht indien ze de organisatie expliciet vertegenwoordigen. Of dat nu als 'zender' van een boodschap van/over de organisatie is, of wanneer ze reageren op handelen van derden. 
• Ook is dit de plek waar je duidelijk kan maken wat in ieder geval nog wel tot het 'werkdomein' behoort. Als werkgever mag je immers wel waarschuwen voor de consequenties van grensoverschrijdend gedrag. De beste manier om dat te doen is aan de hand van voorbeelden, zoals deze: 
• Eén van de vele Domino's Pizza voorbeelden die uiteindelijk tot ontslag en rechtsvervolging leidde..Bekijk ook de reacties, maar let op, bekijk ook eens hoeveel mensen dit 'leuk' vonden...er zijn ongetwijfeld ook collega's die dit 'leuk' gevonden hebben, waarmee het nog niet 'goed' is!

Uiteindelijk is de boodschap: Let op! Weet dat er spelregels zijn, dat je er in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor bent dat je je 'normaal' gedraagt in eigen tijd, maar dit is wat we van je verwachten als je handelt namens onze organisatie, ook al zijn we een charitatieve instelling. Niemand wil dat de medewerkers van een kankeronderzoek organisatie op foto's van het personeelsfeest roken, niemand wil foto's van een medewerker van een humanitaire organisatie die meeloopt in een betoging van een extreem rechtse beweging en niemand wil een medewerker van een milieuorganisatie die op zijn Hyves pagina z'n voorliefde voor Hummers tentoonspreid...

Besteed veel aandacht aan dit onderdeel. De meeste mensen zijn al wars van regels, maar medewerkers en vrijwilligers van goede doelen hebben helemaal een natuurlijke 'anti-houding' bij dit soort guidelines, en dit deel moet ze dus wel overtuigen, juist ook in hun eigen belang!

4. Leg de algemene gedragsregels van Sociale Media uit

Hè hè, nu komen we eindelijk tot de kern van de zaak. Om te beginnen de algemene gedragsregels die je als medewerker in acht dient te nemen. Het lijkt allemaal zeer vanzelfsprekend, maar blijkbaar is het dat voor sommigen toch niet...

• Ken de principes van je organisatie!
• Als je iets over de organisatie wilt zeggen, maak dan expliciet duidelijk dat je geen officiële woordvoerder bent, maar dat het om privémeningen gaat. Dus schrijf dat er expliciet bij.
• Ben je er van bewust dat je een 'sociaal systeem' betreed
• Gedraag je net als in een vergaderzaal: Stel jezelf voor, doe niet alsof je iemand anders bent, formuleer fatsoenlijk, onderbreek en beledig anderen niet. 
• Bedenk dat je donateurs meekijken en meelezen
• Bedenk dat je collega's en je baas meelezen en meekijken
• Als je zelf iets gaat maken, hanteer dan bij het gebruik van logo's etc. wel de 'brandguidelines', oftewel...niet zelf knutselen!
• Verspreid niet lichtzinnig gevoelige informatie. 
• Twitteren over je 'teambuilding-dag die georganiseerd wordt omdat er intern nog al wat ruzies waren de laatste tijd' is niet zo handig! 
• Bedenk dat op het internet alles wat je publiceert blijft bestaan, het internet 'vergeet' niets! Dus alles waar je later spijt van zou kunnen krijgen...niet doen!

Tot zover voor nu.  Volgende keer zijn de onderdelen 5&6 aan de beurt. Reacties zijn nog altijd welkom.

Via LinkedIn kreeg ik van Reinier Spruit deze link doorgestuurd: Automatisch SMG's maken . Ik heb de uitkomst hiervan nog niet bestudeerd. Ook via Linkedin wees Jordan van Bergen op Hoofdstuk 5 van zijn online boek, waar je aanvullingen in kan vinden. Dat vind je hier: Gratis boek van Jordan over online fondsenwerving .